Referat fra bestyrelsesmøde
Til stede: Kamilla Antonsen, Ture Alsvik, Johannes Petersen, Jesper Kristensen, Patrick Stokholm Fraværende: Morten Riedel
- Evaluering af generalforsamling
Der var stor diskussionslyst på den afholdte generalforsamling i maj måned. Vi takker mange gange for den opbakning der efterfølgende har været fra flere medlemmer af foreningen.Vi er efterfølgende blevet gjort opmærksom på at alarmen på Bjørnehøjsskolen fremadrettet til- sluttes allerede kl. 21:30, hvorfor de fremtidige møder ikke forventes at have samme længde som på generalforsamlingen☺. - Opfølgning på diskussionen omkring overførsel af 150.000 kr. til vejfonden i 2013
Der går stadig en diskussion og usikkerhed i foreningen omkring hvem der foretog overførslen af 150.000 kr. til vejfonden i 2013 og om det er nogle penge der er ”brugt” eller overført til en opsparingskonto (også kaldet vejfonden).Vi kan aflæse af kontoudskrifter at der er foretaget to overførsler med teksten ”Ekstraordinær overførsel” til vejfonden henholdsvis 25.01.2013 samt 13.03.2013. I juni måned efter etablerin- gen af den ”nye” bestyrelsen foretages endnu en overførsel på 50.000 kr., som ordinær overfør- sel. Det er vigtigt at holde sig for øje at pengene stadig er på foreningens konti, og ikke er et ud- tryk for ”brugte” penge.Vi håber at diskussionen hermed kan lukkes. - Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling
Da vi stadig ikke har en klarhed over asfaltsituationen indkalder vi ikke til en ekstraordinær ge- neralforsamling endnu. Vi afventer stadig at der kommer klarhed herom.Da vi pt. ikke har en revisor tilknyttet foreningen, vil bestyrelsen gerne gøre opmærksom på at alle medlemmer af foreningen kan kræve indsigt i foreningens regnskaber.Bestyrelsen beslutter ydermere at vi lader den ekstraordinære generalforsamling afgøre om vi skal slå volden. Hvad skal der ske med volden fremadrettet? Vi fremlægger 3 tilbud.
Side 1 af 3
Bestyrelses forventer at afholde ekstraordinær generalforsamling onsdag d. 27. august 2014 med følgende dagsorden:
o Reparation af asfalt
o Valg af revisor til foreningen
” Johannes har en kollega der gerne vil påtage sig opgaven for to flasker god rød- vin
” Andre kandidater?
o Hvad skal der ske med volden? Skal den slås eller bevares vildtvoksende?
• Arbejdsdage
Bestyrelsen er meget glad for den opbakning der var i foreningen til at arrangere en arbejdsdag udenom bestyrelsen.
- Fremtidig kontakt til bestyrelsen via mail
Bestyrelsen beslutter at nedlægge personlige mails til bestyrelsesmedlemmerne. Det betyder at den eneste mail fremover vil være bestyrelsen@gurrehavegaard.dk. Alle fra bestyrelsen modta- ger mails sendt til denne adresse. Samtidig etableres autosvar for at bekræfte modtagelsen heraf. - Fremtidige bestyrelsesmøder
Det er et stort ønske fra flere i bestyrelsen at vi får lidt mere system i hvor ofte og hvornår vi mødes. Derfor aftales det at der som udgangspunkt afholdes bestyrelsesmøde første onsdag i ulige måneder (januar, marts osv.). Dog med aftalefrihed. - Græsslåning af fællesarealer
Bestyrelsen har modtaget et brev fra en række grundejere der har stillet spørgsmål til den ord- ning foreningen har pt. med Perfekt Have. Vi har besvaret henvendelsen med følgende:Ordningen er sammensat med Perfekt Have således at græsslåningen foretages ca. hvert tiende dag. Dog er vi opmærksomme på at græsset også i perioder bliver slået, under en højde, hvor vi i vores private haver måske ikke selv ville have gjort det.En del af forklaringen skyldes at vi får slået græsset med bioklip, altså uden opsamling. Det medfører desværre også at græsset ikke må være for langt, da det af græsslåmaskinen så ikke kan ”bioklippes”. Vælger vi en løsning uden bioklip kræver det opsamling af græsset og vil medføre betydelige ekstra udgifter for foreningen.Vi betaler 1.650,00 kr. ekskl. moms pr. gang, og har ingen aftale for hvor mange gange på sæ- sonen græsset skal slås. Vi aftaler selv med Perfekt Have når sæsonen slutter.Vi er løbende opmærksomme på, om der er alternative leverandører der kan levere samme ydel- se til en lavere pris.
Side 2 af 3
• Slåning af volden
Johannes har taget kontakt til Tage som har tilbudt at ordne støjvolden.
Vi har derfor følgende tilbud:
Uden bortkørsel
Med bortkørsel
Ønsker ikke opgaven
11.000,00 22.367,50
Perfekt Have Tage
KA Anlæg
12.500,00 9.000,00 11.183,75
- Status på indhentning af asfalttilbud
Skal vi fortsætte med indhentning af tilbud på reparationer med ”gummifuger” eller med fræs- ning?
Vi ønsker en faglig vurdering af om det er nødvendigt at foretage reparationerne, eller om det kan vente til senere.Johannes tager kasketten mht. indhentning af tilbud og tager kontakt til Ronni - Legeplads- og beplantningsudvalg
På generalforsamlingen blev det besluttet at bestyrelsen skulle forestå oprettelse af to udvalg. Camilla Gadsbøll har meldt sig til beplantningsudvalget.
Har du lyst til at være med i enten legeplads- eller beplantningsudvalg hører bestyrelsen meget gerne fra dig. Bestyrelsen foretager ikke yderligere i forhold til de to udvalg. Det blev samtidig besluttet at de to udvalg til hver en tid kan søge bestyrelsen om penge til forskellige projekter. Bestyrelsen gør opmærksom på at eventuelle bevillinger tages fra posten for vedligeholdelse. pt. afsat 15.000 kr. pr. år.