Bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Gurrehavegård
Bestyrelsesmøde onsdag d. 25. marts 2015 kl. 20:00 hos Henrik, GHV20
Tilstede: Henrik, Ture, Johannes, Jesper, Jørgen B. og Jørgen J. (administrator)
Fraværende: Ingen
1. Velkomst, præsentation af medlemmerne og administrator
Bestyrelsen udgøres af:
Henrik, GHV20
Ture, GHGV40
Johannes, GHGV54
Jesper, GHV4
Jørgen B, GHV39
Administrator er:
Jørgen J., GHV7
2. Konstituering af bestyrelsen
Formand: Henrik, GHV20
Stedfortræder for formanden: Jørgen, GHV39
Sekretær: Jørgen, GHV39
3. Intern kommunikation i bestyrelsen
Bestyrelsen har besluttet at kommunikere internt via en lukket gruppe på Facebook.
4. Cashbox
Det nuværende system til håndtering af beboernes e-mails, regnskab og hjemmeside sker via firmaet CashBox. Bestyrelsen har fået et tilbud på servicen på ca. 4000 kr. pr. år. Bestyrelsen vælger at takke nej til tilbuddet. Bestyrelsen tager initiativ til en ny hjemmeside, der er uafhængig af CashBox. Ture er tovholder på etablering af en ny hjemmeside.
5. Foreningens adresse
Foreningens adresse bliver fra d.d. Henrik Andersen, Gurrehavevej 20, 3200 Helsinge
6. Grøn vedligeholdelse, beslutning vedr. modtagne tilbud
Bestyrelsen har modtaget et tilbud fra MBRasmussen på græsslåning på 27.134 kr. inkl. moms. Tilbuddet dækker 17 klipninger af græs med bioklip (3,7-4,2 cm) samt kantklipning i perioden april til oktober. Bestyrelsen vurderer, at det er et godt tilbud og ville takke ja til det.
Henrik kontakter MBRasmussen og hører, hvad han skal have for at slå volden inkl. fjernelse af afklip.
Henrik undersøger, at vi ikke har nogen forpligtelser for den tidligere leverandør. Ture undersøger, om der er lavet aftale med nogen om at slå volden.
7. Foreningens vedtægter
Generel snak om foreningens vedtægter. Bestyrelsen bruger året på at se på vedtægterne, og om der er noget, der skal laves om. Ingen ændringer på nuværende tidspunkt.
8. Udvalg
På den nye hjemmeside vil de udvalg, der eksisterer, komme til at fremgå. Bestyrelsen er kun bekendt med, at der er et beplantningsudvalg. Jesper undersøger, hvem der er med i udvalget og om de evt. ønsker at fremgå på den nye hjemmeside.
9. Aktivitetsplan
Næste bestyrelsesmøde er onsdag d. 13. maj kl. 19:30. Hvor det er, finder vi ud af, når vi nærmer os. Derefter er der møde d. 8. juli kl. 20:00. Møder herefter aftales senere.
Bestyrelsen har drøftet forskellige sociale arrangementer:
– Arbejdsdag: Jesper kontakter Camilla og Morten GHV25 og hører, om de fortsat ønsker at arrangere det. Bestyrelsen synes, det er en rigtig god ide med en arbejdsdag og vil bakke op om det både for at spare penge og for det sociale aspekt.
– Skt. Hans-arrangement: Der er i bestyrelsen stemning for at undersøge mulighederne for et Skt. Hans-arrangement. Jørgen J. undersøger, om et bål ved boldbanen kan godkendes af brandvæsnet/politiet.
– Juletræstænding: Bestyrelsen vil arrangere juletræstænding første søndag i advent (29. november 2015 kl. 16:00).
– Fastelavnsarrangement: Jesper vil gerne stå for et fastelavnsarrangement næste år 7. februar 2016.
Bestyrelsen diskuterede muligheden for etablering af en petanque-bane. Forslaget er sparket til hjørne indtil videre.
10. Eventuelt
Legepladsen: Jørgen J. kontakter kommunen og forhører sig om, hvad der skal til for at få legepladsen godkendt formelt.
Foreningens konto: Jørgen J. undersøger, hvad det vil koste at flytte fra Danske Bank til Nordea.
Foreningens konti: Jørgen J. og Henrik undersøger, hvordan der laves et loft over, hvor meget, der kan hæves uden at der er to, der skriver under.
Bestyrelsen har besluttet at give en lille erkendtlighed til de tre afgående bestyrelsesmedlemmer til ca. 100-150 kr. pr. stk., som tak for deres arbejde i den tid, de har siddet i bestyrelsen. Jesper sørger for indkøb.
Bestyrelsen besluttede traditionen tro at sørge for en velkomstgave til nr. 9 og nr. 14 til ca. 250 kr. pr. stk. Jesper sørger for velkomstgaver og -kort samt indhenter e-mailadresser for de nye beboere. Jørgen B. sørger for at printe vedtægter, ordensreglement, liste over bestyrelsesmedlemmerne samt referat fra den seneste generalforsamling.
11. En sidste bemærkning
Tak til Henrik for det flotte kaffebord og tak til Ture for de dejlige kager. Tak for et godt møde.
Referent: Jørgen B.